締め切りまで計画的に!効率よく作業したい。

2019年5月8日

こんにちは、ラロです。
昨年に「来年から本気出す」と後回しにしていた課題や作業はありませんか?

私は夏休みの宿題を「初日に終わらせてやる!」と意気込んで
結局めげて全部最終日間近で半泣きになって終わらせるタイプでした……。

仕事や作業ではそうはいきませんよね(;・∀・)

お絵かきやゲーム制作、趣味でやっているものでも長期間ぐだぐだやっていると
途中でまた新しい事を思いつき、ついついあれこれと手を出し……。
結局放棄してしまったり、データが消えてたりとかよくやってしまいます(・”・;)

今回はそんな自分が色々試したことや調べたことをまとめていきます。

1.作業前に準備したいもの

まず、前提として……

  • 部屋を整理整頓しておく
  • 部屋を掃除しておく
  • 集中できなくなる物は置かない

 「自分が集中できる環境」  を用意する事が大事です。

次に用意したいもの

  • 飲み物
  • 作業に必要な物

飲み物は朝やお昼ならカフェイン系が良いかもしれませんね。
私は普段水を入れた水筒+コーヒーを常にサイドテーブルに置いています。

作業に必要な物は、絶対に使うものから「使うか分からない資料」まで、
後で探したりしなくても良いように前もって準備しています。

2.作業前の儀式

上では「作業しやすい環境」を紹介しました。
次はいよいよ作業を始める前にしたい事をご紹介します。

  • スマホの電源を切る
  • 目標を設定する
  • やる事リストを一読する
  • 作業BGM
  • ストレッチをする

 「これから作業を始めます!」と自分に宣言  するように、
何か一区切り付けてみてください。

作業BGMは人によって逆に集中できない!という事もあるので
自分に合った方法を探してみてくださいね!

3.やる事リストを作る

  • 「今日中にやる事」を一覧にまとめる
  • 「1時間以内にやる事」をメモする
  • 「午前中・午後にやる事」をメモする

どの範囲でリストを作るかは、作業内容や個人のお好みで。
パソコンやスマホのメモ帳機能も便利ですし、ノートに書いていつでも目に付くところに
置いとくのも良いと思います。

私はつい最近まで「今日中にやる事リスト」を作っていましたが、
いちいち考えてる時間がめんどくさい!と思ったので、今は
下で紹介する「専用のスケジュール」を使っています。

作業内容が複雑な方や量も期間も多いという方はリストを作ると分かりやすいと思います。

注意点は、 「無謀な事は書かない」  点でしょうか。
私が実践したとき、一日の内容の目標を高く設定しすぎてしまい、
「これは明日に回そう」を繰り返してしまい、
結局リストを作った意味がなくなってしまいました。

 なので、「最低限」やるべきことだけで良いと思います。 

4.専用のスケジュールを作る

マンスリータイプのスケジュール表を用意します。
下の画像のように、締め切り日、進捗状況を意識して
 「この日には、この作業はここまで進んでいる」  あるいは
 「この日には、この作業は終了している」  事をハッキリと記入しましょう。

一例なので内容はお気になさらず……

私の場合は、「(作業名)0.5」「(作業名)1」のように、
数字にして記入しています。
「0.5」は、骨組みを作るか半分くらいまで進める、「1」は、完成させる!という感じです。
作業内容に工程が多い場合は「(作業名)レイアウト」「(作業名)デザイン3枚」のように
「何を終わらせるのか」を記入します。

余白の部分にはその期間に達成したい目標などを書いておきましょう。
プライベート等の用事でこの日は何もいれない!って時は斜めの線を引いています。

作業の内容に特化させ、 プライベートやイベントごと等は書かない  ようにしましょう。
計画を立てる際は、プライベート用のスケジュールを見ながら書くとスムーズです。

テンプレートです、ご自由にどうぞ!

5.タイマーの活用

作業中の時間配分に困ったことはありませんか?

そんな時は タイマー を活用してみましょう。

パソコンやスマホのタイマー機能が便利です!

時間は無理のない範囲のお好みで!

私は普段やらないような、苦手な作業をだらだらとやってて
気付いたら1日が過ぎていた!って事がよくあったので
上の画像のように30分作業、15分休憩のタイマーを設定しました。
作業時間は気を抜かず集中するように、その分15分の休憩で
軽くストレッチをしたりチョコをかじったり!

ただ、ずっと30分作業に15分休憩を繰り返してるだけだと
窮屈なので、 飽きて来たら1時間の休憩を取ってます 
ゲームしたり本を読んだり、気分転換に外へ出たりします。

時間に縛られず、食事やトイレはタイマー関係なしで自由に。
「今から30分間、超集中してやるぞー!」って時にオススメです。

きりが良い所まで作業が進んだら、しっかり休むことも大切です。
つめつめだと、窮屈すぎて嫌になってしまいます。

6.作業BGM

作業内容や人によって合う合わないがありますが、
作業BGMをつけたことがない方は一度試してみてください!

私の場合、絵を描くときは作業BGMをつけたり、Youtuberさんの動画や
ゲーム実況、ツイキャス配信を聞きながら作業しています。

ですが、ブログの記事を書いたり文章を書いたりするときは
作業BGMが頭の中を邪魔してしまうので無音じゃないと書けませんでした。

面白いのが絵を描いてる時で、聞いてる音楽によって絵の雰囲気がちょっと
変わってくるので、描く絵のイメージに合わせて音楽を変えています。
最近はクラシックの壮大な感じの曲が凄く集中できます。

7.作業通話会議

こちらも作業内容や人によって合う合わないがあるので、
「やってみたいかも!」と思う方は是非!

作業通話というのは、同じジャンルの方々が作業しながらする通話の事です。
(複数人で通話をする場合は会議になります)

一緒に作業通話が出来る友人がいれば身内でやってみても良いし、
SkypeやDiscordなどで募集もされているようです。

私はネットの知人と作業通話をしたことがありますが、
黙々と作業する時間がちょっと重たかったので合いませんでした……。
でも、ゲームで知り合った友人3人との作業通話はかなり捗ったので
誰と通話をするかっていうのも重要ですね。

8.休憩が大事!

良い仕事をするために、良い休憩をとりましょう。

  • しっかり睡眠をとる
  • 規則正しい生活をする
  • 栄養のある食事をとる
  • 休む時間はしっかり休む
  • 甘いものを食べる
  • 自分にご褒美をあげる
  • 外に出て気分転換する
  • 適度に体を動かす
  • 楽しい予定を立てる
  • リラックスアイテムを使う

リラックスアイテムは、めぐりズムなどのホットアイマスクとかがオススメ
横になっているときに使ってるとそのまま寝ちゃったりする事もあるので注意ですけどね!

家にない方は、濡らしたタオルを電子レンジで30~40秒ほど温めた物を
使っても十分リラックスできると思います。

私はよくカフェイン剤を飲んで作業するので、体の疲れに気付きにくく、
気付けばぼーっとしてしまったり、よく眠れなくなったり……。
体を壊してからでは遅いので、 ちょっとでも「あれ?」と思ったら休んでくださいね! 
しっかり回復してから取り掛かりましょう。

9.気分転換一覧

作業の合間にちょこっと出来そうな気分転換を集めてみました。
 「やる気が出ない」「ちょっと気分転換したい」 って時にどうぞ!

  • 歯を磨く
  • 手を洗う
  • 顔を洗う
  • シャワーを浴びる
  • 足湯をする
  • お散歩をする
  • ストレッチをする
  • 冷えピタを貼る
  • 家事をする
  • 掃除をする
  • 部屋の空気を入れ替える
  • 音楽を聴く
  • 瞑想
  • お昼寝
  • SNSを覗く
  • 好きな人やアイドルの写真を眺める
  • レモンをかじる
  • 指を動かす
  • 炭酸水を飲む
  • 深呼吸する
  • 漫画や本を読む
  • 動画を見る
  • 着替えてみる
  • 人と話す
  • 日光を浴びる
  • 目薬をさす

10.まとめ

いかがでしたでしょうか。
締め切り間近で徹夜はそろそろキツイ……ので、色々工夫してみた結果
個人的には専用のスケジュールを組み立てる事が一番使える気がします。
目に見えるので、今なにをすべきなのかがパッと分かるのが良いんだと思います。

1.作業環境を整える
2.目標を明確に、計画を立てる
3.しっかり休憩をとって、しっかり仕事をする

ここまで読んで頂き、ありがとうございました!